Note spese dipendenti: come gestirle correttamente nel 2024

Come devono essere gestite le note spese dei dipendenti? Può capitare, infatti, che nel corso della normale attività lavorativa i lavoratori siano tenuti ad effettuare delle trasferte fuori dal Comune dove ha sede l’azienda. Nel momento in cui si viene a verificare questa situazione i lavoratori potrebbero trovarsi nella situazione di dover sostenere alcune spese, strettamente connesse con l’attività professionale che stanno svolgendo.

È bene, a questo punto, gestire correttamente le note spese dei dipendenti, dei collaboratori e degli amministratori della società. Per evitare che i diretti interessati commettano degli errori, l’Agenzia delle Entrate è intervenuta più volte su questo argomento. Datata, ma pur sempre attuale, è la risposta n. 399/2019, nella quale vengono fornite delle interessanti informazioni sulle varie modalità di gestione, archiviazione e conservazioni della suddetta documentazione.

Note spese dei dipendenti: come gestirle

La risposta fornita nel 2019 dall’Agenzia delle Entrate parte da un’istanza presentata da una società che si avvale di un numero elevato di professionisti e dipendenti. Questi operano spesso in trasferta: vengono, quindi, gestite un numero elevato di note spese.

Il dubbio dell’azienda scatta, in particolare, dall’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica: la società, infatti, ha intenzione di procedere con la dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese e dei relativi giustificativi attraverso un apposito sistema informatico gestionale.

Soffermandosi proprio sui giustificativi di spesa, l’istante domanda:

se risultino essere qualificabili fiscalmente come documenti originali unici;
se possono essere conservati ai sensi dell’articolo 4, comma 1, del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014;
se il processo di conservazione, così come descritto nella soluzione interpretativa, risulti essere in linea con la normativa di riferimento.

La conservazione

Nella sua istanza il contribuente ha fornito alcune istruzioni relative al corretto assolvimento degli obblighi di gestione e conservazione dei documenti analogici e digitali ai fini fiscali. Questo procedimento – attraverso la risposta n. 388/2019 – viene definito come corretto dall’Agenzia delle Entrate. Ma vediamo, nel dettaglio come si muove l’azienda che ha presentato l’istanza.

Acquisizione del giustificativo informatico

Il trasfertista – indipendentemente che sia un dipendente, un collaboratore o l’amministrazione della società – si registra al sistema informatico dell’azienda. Gestisce ed invia i giustificativi al centro di controllo, acquisendo il documento originale attraverso un’applicazione per lo smartphone o con un personal computer.

In altre parole, il dipendente, una volta effettuata la spesa, provvederà ad acquisirne il giustificativo cartaceo con un’immagine tramite smartphone o computer. Il trasfertista, per effettuare questa operazione, scarica sui propri dispositivi un’applicazione specifica, attraverso la quale compilare alcuni campi prestabiliti per ciascuna voce di spesa. Acquisisce l’immagine del giustificativo cartaceo, che viene allegata alla voce di spesa corrispondente.

Formazione della nota spese

Una volta acquisita una copia del giustificativo cartaceo della spesa, il trasfertista provvede a creare a sistema una nota spesa. Per poter compilare determinare voci è necessario che sia stata allegato il file immagine del giustificativo corrispondente della spesa.

Archiviazione dei giustificativi

Dopo che le note spese sono state registrate e contabilizzate, il sistema attiva il processo di conservazione dei file, con le informazioni relative alle note spese e dei giustificativi.

La conservazione delle note spese

Entrando nello specifico, il programma per la conservazione delle note spese provvede a raggruppare quelle approvate in un pacchetto dati contenente le informazioni necessarie per creare un metadato utile per la conservazione. Dopo questa operazione le note spese non possono più essere modificate o cancellate.

Il passo successivo è quello di trasmettere il pacchetto dati per la conservazione sostitutiva. Nel momento in cui le note spese diventano dei documenti informatici immodificabili e leggibili, vengono trasmessi attraverso un canale sicuro in una cartella virtuale online.

A questo punto la società provvede ad inviare i dati da conservare al responsabile della conservazione. Questo identifica i documenti da conservare e appone la firma digitale ed il riferimento temporale. In questo modo viene garantita la data, l’integrità e l’autenticità del documento informatico.

I chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate

Il procedimento che abbiamo descritto fino a questo punto è ritenuto valido dall’Agenzia delle Entrate. È necessario, però, che i documenti coinvolti siano stati correttamente oggetto di una marca temporale e di una firma digitale. Ma non solo: è necessario che vengano rispettate tutte le norme previste dal Codice Civile e dal Cad, ossia il Codice dell’Amministrazione Digitale.

L’Agenzia delle Entrate, sempre all’interno della risposta n. 388/2019, dedica dello spazio alla deducibilità degli importi contenuti all’interno della nota spese, andando a dare uno sguardo alle modalità attraverso le quali compilare le stesse. La deducibilità dei costi che sono contenuti al loro interno è subordinata ai requisiti previsti direttamente dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi. Ci riferiamo, in estrema sintesi, a:

inerenza;
competenza;
congruità.

Per quanto riguarda i giustificativi di spesa – che fanno parte integrante delle stesse note a cui si riferiscono – costituiscono degli strumenti importanti ed indispensabili per effettuare i controlli non solo sotto il profilo della certezza della spesa. Ma anche sotto il profilo della loro inerenza e dei vari criteri che sono stati fissati proprio dal TUIR per la deducibilità dei costi.

L’Agenzia delle Entrate, su questo determinato punto, ha citato la giurisprudenza di legittimità, sottolineando che:

In tema di imposte sui redditi e con riguardo al reddito di impresa, la semplice produzione di documenti di spesa (nella specie, “note spese” liquidate da una società ai propri dipendenti) non prova, di per sé, la sussistenza del requisito della inerenza all’attività di impresa. A tal riguardo, infatti, perché un costo possa essere incluso tra le componenti negative del reddito, non solo è necessario che ne sia certa l’esistenza, ma occorre altresì che ne sia comprovata l’inerenza, vale a dire che si tratti di spesa che si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito di impresa. Per provare tale ultimo requisito, non è sufficiente, poi, che la spesa sia stata dall’imprenditore riconosciuta e contabilizzata, atteso che una spesa può essere correttamente inserita nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, la ragione della stessa (Sez. 5, Sentenza n. 6650 del 24/03/2006, Rv.588419 – 01) (Cass., ord. n. 11241 del 9 maggio 2017).

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