A Natale sempre più clienti esteri: dal codice destinatario al PDF, mini-guida alla fattura corretta

Come deve essere emessa una fattura elettronica verso un cliente straniero? Quali differenze intercorrono tra i soggetti Ue e quelli extra Ue? L’obbligo dell’e-fattura è stato esteso progressivamente a tutti gli operatori economici presenti in Italia dal 1° gennaio 2019: questo strumento deve essere utilizzato indistintamente sia per le relazioni commerciali con soggetti italiani che con quelli che hanno sede all’estero. Anche se è necessario comportarsi in maniera differente.

Nel momento in cui viene emessa una fattura elettronica verso un soggetto non residente in Italia, è opportuno accertarsi con cura degli obblighi da osservare. Il soggetto che emette il documento contabile, infatti, deve applicare delle regole differenti a seconda che il ricevente sia un soggetto residente o stabilito in Italia o meno. Ma soprattutto è necessario tenere a mente che dal mese di luglio 2022 tutte le operazioni di cessione di beni o di prestazione di servizi verso soggetti non residenti devono necessariamente essere trasmesse in formato elettronico, utilizzando il Sistema di Interscambio (Sdi). Proprio grazie a questa procedura viene superato completamente il cosiddetto Esterometro, che serve a comunicare le operazioni transfrontaliere.

Fattura elettronica verso l’estero: come emetterla

A partire dal 1° luglio 2022 tutte le operazioni transfrontaliere devono essere gestite attraverso dei documenti in formato elettronico (Xml), che devono transitare attraverso il Sistema di Interscambio. Grazie a questo meccanismo i contribuenti hanno potuto superare, di fatto, il cosiddetto Esterometro, che in precedenza veniva utilizzato per gestire tutti gli scambi con l’estero.

Ad adeguarsi per ultimi a questo obbligo sono i contribuenti che hanno optato per il regime forfettario i quali, a partire dal 1° gennaio 2024, sono tenuti ad emettere la fattura elettronica per tutte le operazioni, indipendentemente dal proprio fatturato. Sia quelle interne, che quelle verso l’estero.

Come deve essere emessa una fattura

Quali sono i passi necessari per emettere una fattura elettronica verso l’estero? Come abbiamo già sottolineato in precedenza, un qualsiasi soggetto italiano titolare di una partita Iva deve emettere un documento elettronico anche verso i committenti esteri, non importa che siano dei privati o delle aziende.

La procedura da seguire per emettere una fattura elettronica verso l’estero è la stessa che si deve seguire per compilarla verso l’Italia. Anche se c’è qualche piccola differenza. Ma vediamo a cosa è necessario prestare attenzione:

codice destinatario: in questo campo è necessario inserire il codice XXXXXXX (ossia sette volte X). Non è necessario indicare il codice fiscale del destinatario. Il codice che abbiamo appena indicato serve sia per i soggetti residenti UE che extra-UE;
CAP: nel campo CAP è necessario indicare il codice 00000. Non è necessario indicare il CAP del paese di riferimento;
ID Paese: all’interno del campo Id Paese dovrà essere indicato il paese del soggetto che risulta essere il cessionario o il committente della fattura elettronica. Dovranno essere indicate le due lettere attraverso le quali viene identificato il paese;
codici natura IVA per le operazioni con l’estero: sicuramente questo costituisce uno dei campi più importanti da compilare. Inserire il codice natura Iva da indicare serve a stabilire il tipo di operazione che è stata effettuata. I casi più frequenti sono i seguenti: N3.1: non imponibili, esportazioni; N3.2: non imponibili, cessioni intracomunitarie; N3.3: non imponibili, cessioni verso San Marino.

Fattura elettronica: come deve essere inviata

Una volta terminata la compilazione, la fattura elettronica è pronta per essere inviata. Il documento deve essere inviato in formato Xml al Sistema di Interscambio, che provvederà ad effettuare una verifica formale e a comunicare l’esito dell’invio. Anche in questo caso è importante controllare che tutto sia in regola, perché ci sono cinque giorni di tempo per procedere con la correzione in caso di scarto. E soprattutto per effettuare il re-invio della fattura.

È bene ricordare che per ogni fattura elettronica emessa verso un cliente estero deve sempre esserne inoltrata una copia in formato PDF o cartaceo. Non essendo residente in Italia, il destinatario non ha la possibilità di accedere al Sistema di Interscambio per visualizzare il file in formato Xml.

Cosa succede se si ricevono fatture dall’estero

Come si deve comportare un contribuente nel momento in cui riceve una fattura dall’estero? Per le operazioni B2B il documento arriverà attraverso i canali tradizionali, ossia la posta o un’email. Ma vediamo come deve essere contabilizzata una fattura passiva.

Servizi

Quando una fattura proviene dall’estero deve essere contabilizzata attraverso una particolare procedura, che è legata all’applicazione del reverse charge. Quando si tratta di un servizio è necessario effettuare le seguenti operazioni:

procedura di integrazione della fattura: con questa operazione viene integrata la fattura passiva ricevuta. Operativamente parlando la fattura deve essere integrata aggiungendovi l’aliquota Iva italiana applicabile e l’importo dell’imposta sul valore aggiunto;
procedura di autofatturazione: è la procedura di integrazione dell’Iva in fattura emettendo un nuovo documento – un’autofattura – nel quale vengono riportati tutti i dati della fattura originaria e alla quale deve essere applicata l’iva italiana. L’autofattura, ovviamente, deve essere elettronica.

Beni

Nel caso in cui la fattura riguardi l’acquisto di beni, la procedura varia a seconda che si tratti di un acquisto intracomunitario o di importazione dei beni. Nel primo caso si procede nello stesso ed identico modo che abbiamo visto per i servizi, facendo un’integrazione della fattura ricevuta.

Se invece si tratta di importazione di beni le cose cambiano: la territorialità dell’operazione ai fini Iva è sempre in Italia, ma il documento fiscalmente rilevante è la bolletta doganale. L’applicazione dell’Iva, in questo caso, deve sottostare alla registrazione contabile di questo documento, che arriva dalla dogana nel momento in cui i beni entrati nel territorio Ue.

In sintesi

Volendo sintetizzare al massimo, la fattura elettronica verso un cliente estero si emette nello stesso modo che per un cliente italiano. La differenza consiste nel codice destinatario, che per tutti i clienti esteri è costituito da 7 volte X, e dalla necessità di inviare in formato PDF la fattura al destinatario. Quest’ultimo, infatti, non essendo residente in Italia, non ha la possibilità di accedere al sistema SDI per leggerla.

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